En un mundo inmerso en la tecnología es común encontrarnos con conceptos que hablen sobre la optimización de los recursos, mejora de productividad y sobre automatización. Si eres de las personas que ha escuchado los términos BPM y RPA pero no tienes idea sobre que tratan, cuál es su diferencia y cuál deberías aplicar en tu empresa y por qué, en este artículo te ayudamos a comprenderlo mejor.

Comencemos definiendo lo que son. BPM (por sus siglas en inglés) o Gestión de Procesos de Negocio, es una metodología y enfoque que se utiliza para diseñar, modelar, ejecutar, monitorear y mejorar los procesos de una organización con el objetivo de aumentar la eficiencia y la eficacia operativa. Mientras que la Automatización de Procesos Robóticos (RPA por sus siglas en inglés) es una tecnología que utiliza robots de software o bots para automatizar tareas y procesos repetitivos en empresas, estos bots pueden realizar una variedad de actividades, como recopilar datos, ingresar información en sistemas, realizar cálculos, enviar correos electrónicos y más, todo ello de manera automática y sin intervención humana significativa.

Diferencias clave entre BPM y RPA

Entre las diferencias clave que encontramos entre estos dos conceptos están:

Enfoque y Alcance:
BPM es una metodología con un enfoque más amplio para la gestión y mejora de procesos en una empresa, se centra en la optimización de los procesos comerciales en su conjunto, desde el diseño y modelado hasta la ejecución y el monitoreo, además de que ésta a menudo implica la reingeniería de procesos para lograr eficiencia y efectividad optimas. Mientras tanto RPA es una tecnología especifica diseñada para automatizar tareas y procesos específicos y repetitivos mediante robots de software, a través de la emulación de las acciones humanas en las interfaces de usuario de las aplicaciones.

Naturaleza de la Automatización:
En BPM se puede involucrar la automatización tanto de procesos humanos como los procesos basados en sistemas, puede abordar procesos que incluyen interacciones humanas, decisiones complejas y flujos de trabajo más amplio. Por su parte RPA se centra en la automatización de tareas específicas, los robots de software realizan acciones a nivel de interfaz de usuario, como hacer clic en botones, llenar formularios y copiar datos, para realizar tareas de manera eficiente.

Implementación y Complejidad:
La implementación de BPM puede requerir cambios significativos en los procesos existentes, puede ser más complejo y llevar más tiempo de implementar debido a su alcance más amplio. En RPA es más rápida y ágil, ya que los robots se pueden configurar en cuestión de semanas, a menudo se utiliza para abordar problemas más inmediatos.

Escalabilidad:
BPM es escalable y puede aplicarse a una variedad de procesos en toda la organización ya que se adapta a flujos de trabajo complejos y procesos interfuncionales. RPA es altamente escalable, se pueden desplegar múltiples robots para abordar un conjunto diverso de tareas, pero cada uno se enfoca en una tarea en particular.

¿Cómo saber cuál debo utilizar en mi empresa?

La decisión de utilizar BPM o RPA depende de las necesidades y objetivos específicos de cada empresa, sin embargo, te proporcionamos algunas recomendaciones generales sobre cuándo es adecuado utilizar cada enfoque:


BPM RPA
Empresas con procesos complejos y multifuncionales, aquellos en los que se involucran múltiples departamentos y actividades interdependientes. Empresas con procesos que son repetitivos y basados en reglas como la entrada de datos, la generación de informes, la reconciliación de datos y la gestión de correos electrónicos.
Procesos que requieren colaboraciones humanas (interacción y toma de decisiones) en varias etapas. Procesos basados en procesos heredados que no son fáciles de integrar con otras soluciones, RPA puede ser una forma eficaz de automatizar la interacción con estos sistemas sin necesidad de una costosa reestructuración.
Procesos que necesitan cumplir con regulaciones y estándares estrictos, si tu empresa se encuentra dentro de una industria como la banca o la atención médica donde se deben seguir estrictos procedimientos de cumplimiento normativo y se necesita documentación detallada de los procesos. Implementaciones rápidas y soluciones a corto plazo, si tu empresa requiere solucionar de manera eficaz problemas inmediatos sin requerir una transformación profunda de los procesos comerciales.
Mejora continua y optimización de procesos a largo plazo, es adecuado para organizaciones que desean establecer esta cultura. Cargas de trabajo estacionales o variables, en una empresa que experimenta picos de carga de trabajo en ciertas épocas del año o variaciones en la demanda, los bots de RPA se pueden escalar fácilmente según sea necesario.
Proyectos de transformación digital a gran escala, si tu empresa está llevando a cabo una iniciativa de transformación digital que implica la reingeniería completa de procesos, BPM es un componente clave de tu estrategia. Automatización de tareas en departamentos específicos como finanzas, recursos humanos y atención al cliente.

Es importante que sepas que estos enfoques no son excluyentes, esto quiere decir que puedes utilizar una combinación de ambas para abordar tus necesidades de automatización, aprovechando las fortalezas de cada uno según corresponda a tus procesos comerciales específicos. La elección entre BPM y RPA depende de la complejidad, naturaleza y los objetivos de tu empresa.

En AMATL® somos expertos en transformación digital y automatización de procesos utilizando ambos enfoques. Acércate a nosotros para conocer nuestra metodología que te ayudará a optimizar los procesos y recursos de tu empresa.